Waarom zou je je willen beperken tot vijf pagina's?
Een lijvig rapport dat nog de bijzaken bespreekt, heeft niet dapper genoeg gekozen. Vijf pagina's dwingt tot de keuze die er werkelijk toe doet.
Jente Waal ·
De vraag komt in vrijwel elk kennismakingsgesprek voorbij. Vijf pagina’s klinkt als een beperking, en dat is het ook. Alleen is het de beperking die het werk doet.
Wat er gebeurt zonder grens
Een adviesrapport zonder omvangsgrens groeit naar het aantal onderwerpen dat iemand heeft aangeraakt. Elk gesprek levert een alinea op, elke zijweg een paragraaf. Het resultaat is compleet en daardoor onbruikbaar: de lezer moet zelf uitzoeken wat de kern is, en dat is precies het werk dat was uitbesteed.
Wat de grens afdwingt
Vijf pagina’s dwingt drie dingen af. Je moet kiezen welk probleem je oplost. Je moet kiezen welke alternatieven serieus zijn. En je moet kiezen wat je weglaat, wat betekent dat je het verschil tussen hoofdzaak en bijzaak expliciet maakt in plaats van impliciet.
Dat laatste is de moeilijkste en de waardevolste. Wie zijn vraagstuk niet in vijf pagina’s kan vatten, heeft de kern nog niet gevonden.
Wat het oplevert voor de lezer
Een bestuurder die vijf pagina’s leest, heeft na een kwartier een beeld en kan een gesprek voeren. Bij een rapport van zestig pagina’s leest hij de samenvatting, en dan had de rest ook niet geschreven hoeven worden.
De vijf pagina’s zijn geen doel. Ze zijn de test of het denkwerk af is.